意識低い系 仕事術 #コミュニケーション編

LIFE

こんにちは。

この記事は、以下の記事

の続きです。

そんなに頑張って残業しても報われないなら、「最低限のエネルギーで、成果を最大」にしたらいいんじゃない?というのが私の考え。つまり、意識低い系仕事術

前回電話・メールに関して書いたのは、次の5項目。

このページでは、電話やメール以外のモチベーションだったり仕事の振り分け方について、
持論を展開していこうと思います。

こんな人に読んでほしい
  • どうやって立ち回っていいか分からない若手社員
  • 後輩に追い抜かれて焦っている中堅社員
  • 部下が何を考えているか分からない管理職

前提として、

  • 私の会社はSlackなど使用していない、考え方まで古い会社です。仕事のコミュニケーションツールは電話・メールです。
  • チームで何人もが同じ種類の仕事をしている事務職です。私は下から2番目(その前は1番下)ポジション。
  • チーム外に前工程と後工程がいます。

職種などによっても違うと思いますので、アレンジして活用していただければ幸いです!

1. 他人の評価、噂に流されない

これが一番大事!!!

あの人は生活残業をしている、あの人は仕事が遅い・コミュ力がない…

いるんですよね、言いたい放題言ってる人。

私も言われました。

「生活残業してる、って言われてるから気をつけた方がいいよ」

えっ?
私残業したくてしてる日なんて一日足りともありませんけど。。
別に、独身一人暮らしで貯金あるし・・・

実際この人、定時で帰っても、残業しても文句を言う人でした。

つまり、対応してもしょうがないんです。

こんな人に気に入られる従業員になる必要は全くありません。

それをわざわざ教えてくれるお節介な同僚。
心配してくれているのかもしれませんが、必要ありません

どうでもいい人の評価は隅に置いておき、自分が正しいと思ったことをすれば結果はついてきます。

それに、人それぞれに得意と不得意があります。

不得意なことを論(あげつら)ったところで、一体何になるんでしょう。

必ずセットで良いところがありますから、バランスよくこなせるチームを作ったら良いだけでしょう。

2. 自分が困ること以外、催促しない

よく、自分がやりかけの仕事を持っていると、気になって気になってしょうがなくて、
他人マターで止まっているのに、時間を費やして催促する人がいます。

そんなの困った人が連絡するまで、タスクリストにでも書いて、頭の中から忘却すれば良い。

依頼主に対して、AとBについて確認しておいてください、と指示することがあります。

それについて一向に連絡がない時、
 ①単に忘れている 
 ②急いでない(その人にとっての優先順位が低い)
どっちかでしょう。

②であれば催促するだけムダ。
①であれば救われることもあるかもしれないけど、基本的に忘れている方が悪い。

①である可能性を考慮して、自分の仕事を行うにあたって必要なギリギリのタイミングで1回催促します。

鬼電するだけ時間の無駄😇

3. おかしいと思ったことは主張。誰も動かないなら勝手に行動する

法律が変わったから、このフォーマット変更しないとダメじゃない?と思ったが、
誰も一向に動く気配がない。。

 ウ ソ で し ょ ?!

ああ、そうか…この人たち全員Excel苦手なんだ・・・

通常業務と並行して、他人の目など気にせず黙々と数式を調べ、フォーマットを使いやすいように大幅改修。

「気付いたらパソコン得意な人」という扱いに変わってた😇

本当は宣言した方が良いと思うんですが、

「●●の件、どうなってますか?誰もやらないようなので私やりますから、その間の仕事減らしてください」って。

見つけたもの勝ち、ってこと結構あります。

4. メモ魔になる

目的

  • 辞めたときのため
  • 休んだときのため
  • 自分への備忘録

チーム業務なので、情報共有しなさい、って言うと

わざわざ電話で「〇〇が●●になったからよろしく」って言ってくる人がいるんですよ。

電話で!!
私が今進めてる業務と関係ないから、いちいち掛けて来ないで!鬱陶しい!

常時PCと向かい合ってるんだから、共有ファイルにでも書いておけば良い話。寧ろ人間すぐ忘れる生き物ですから、共有すべきことは何でも他の人から見える場所に書いておけば良い

昔のことを尋ねると、行動ベースのことは覚えてなくて当然だと思うけど、結果がどうだったかも返事が返って来ないことがあるんですよね。それメモ残しておくだけで解決してたよね?

私は営業から部署が変わるときの引継ぎは、得意先別のフォルダを共有スペースに置いておき、
「自分の担当顧客の分持って行って」と言って、作った提案書や見積書等を丸ごと引継ぎました。

それでも、引継ぎ書書けって言われましたけど。どうせ概要しか書けない引継ぎ書作ったって、役に立たないのに。

5. 仕事の振り分けは比較優位で

いろんな仕事があって、それをメンバーに振り分ける時の自分の頭の中を言葉にしてみたら、

一定以上の成果を期待できる人の中で、今一番早くできる人になりました。

A,B,C,Dの4人がいて、70%以上の結果が欲しい時、

  • 新人のAさんはまだ仕事を覚え途中で50%
  • Bさんは70%の出来で1時間半かかる
  • Cさんは80%の出来で普段は1時間半でできるが、今日はとても忙しくていつできるか分からない
  • Dさんは90%の出来だが、慎重派で3時間かかる

だったら、70%に満たないAさんをまず除外します。B,C,Dの中で一番優秀なのはCさんだけど、いつ仕上がるか分からなければ、時間で比較できないので除外。

BさんとDさんを比較して、早く終わるBさんに仕事を頼みます。

Dさんには80%以上の精度が欲しい仕事をお願いすればいいです。

もちろんこのメンバーには自分も入れます。

これを瞬時に頭の中でやってる感じ。

個人の適性とかはあまり考えてないです。
(適性を考える必要のある仕事もありますが、それはその時に!)

終わりに

気にしなくていいこと、結構気にしちゃう人いると思うんですよ。

逆に、ちょっとの労力で誰も困らなかったはずなのに、やらない人がいる。

こんなことを少しでも頭に入れておくと、違うんじゃないかな、と個人的には思います。

どうせ雇われの身ですから程々に、上手にこなしましょう!

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