意識低い系 仕事術 #電話・メール編

LIFE

こんにちは。

突然どうしたの、って感じだと思いますが(笑)

会社員をしている方はまだ多いですよね。私もその一人。

いろんな理不尽なことがありますが、過度に一生懸命働いたところで、
本当に困ったときに会社が助けてくれるわけでも、昇給して報われるわけでもありません。

なので、私は最低限のエネルギーで、成果を最大にしたらいいんじゃない?といつも考えてます。

そこで、もしかしたら私の仕事の仕方が役に立つ人もいるかもしれないなと思い、
書かせていただきます。

言うなれば、意識低い系仕事術。サボっているわけではありません。

別に、これをやったからといって嫌われることはありません。

ですが、私は偉そうに仕事術を語れるほどのキャリアも実績もありません。

それでも一応は主任職として、ここ数年は平均を超える賞与の査定をもらってます。…なぜだか。

…ぶっちゃけ欠点だらけです。

最大の欠点は、遅刻魔😅

もともと朝弱いのですが、低血圧も相まって年1〜2回遅刻します。救いようありません😇
(会社員向いてない自覚あり)

でも、評価では褒めることしか言われなくなってしまいました。(数年前は違いました)

自分の考えが100%正しいかどうかは分かりません。
しかし、働き過ぎな人を減らして、健全な社会になって欲しいと思っていますので、
多くの人に参考にしていただきたいです。

こんな人に読んでほしい
  • どうやって立ち回っていいか分からない若手社員
  • 後輩に追い抜かれて焦っている中堅社員
  • 部下が何を考えているか分からない管理職

前提として、

  • 私の会社はSlackなど使用していない、考え方まで古い会社です。仕事のコミュニケーションツールは電話・メールです。
  • チームで何人もが同じ種類の仕事をしている事務職です。私は下から2番目(その前は1番下)ポジション。
  • チーム外に前工程と後工程がいます。

職種などによっても違うと思いますので、アレンジして活用していただければ幸いです!

1. 定時以降、電話に出ない

社用携帯・スマホを持たされている人は、休日・有休の日はもちろんのこと、

定時を過ぎたら電話に出ないことを強くおすすめします!

もちろん、固定電話の場合も同じで、残業中ならともかく
勤務時間を過ぎてまでサービスで電話を取る必要はないでしょう!

私の場合は、時間設定で常にドライブモード
実際、車通勤なので出られませんからね。バイブすら鳴らないのが一番安全です!

他部署の先輩の定時後の電話に翌日折り返し、ドライブモードにしてることを説明した時、

「でも(定時後)仕事してるんでしょ?」

と言われ、毎日基本定時で帰れるように調整している私は

「仕事してたら、それは電話に出たくない時です」

と返してしまいましたが、多分、相当不機嫌な言い方してたでしょう・・・。笑

どうせ勤務時間外に問合せが来ても、できることなんてごく限られています。

次の日の朝に対応しても、大抵の場合結果は変わりません。

もしそれが自分にしかできない仕事で、というならそれは仕組みが間違ってます。
他の人ができるようにマニュアルを用意しておくべきです。

別で、「ショップ店員が勤務時間を過ぎたら、商品の場所を案内してくれなかった。店のブランドを守るためにそのぐらいするのが当然」という暴論を言っている人も見かけましたが、
残業の指示が出ていない人を働かせろ、というのも無茶苦茶な話。

もしかしたらそのショップ店員の対応が良くなかったのかもしれませんが、
「担当のものをお呼びします」と引き継げばいいだけです。

2. 電話に出るタイミングは選ぶ

集中している時に鳴る電話ほど、
集中力を低下させ、作業効率を悪化させるものはありません

集中して取り組まなければいけない仕事をしている時に鳴った電話は、遠慮なく無視しましょう。

自分が必要だと思った電話だけ取ればいいです。
そして、落ち着いてから掛け直せばいいのです。

大抵の場合、急いで取る必要のない電話か、「ごめん、解決した」と言われます。
解決するぐらいなら、忙しい自分が出る必要なんてありません。

若手が電話を取るのは当たり前、みたいなのはやめて欲しいですね。

たまに、指導中の部下が電話を取った!と憤慨している人がいますが、

新入社員(若手)が電話を取る」ではなく、

電話が取れる環境にいる人の中で、手が空いている人が出ればいいだけのことです。

3. 上司を逐一メールのccにいれる

目的は2つあります。

  1. 仕事してるアピール
  2. 何かあった時に助けてもらう

特に他部署や上位職に送るときは必ず入れます。
どうせ、そもそもたくさんのメールを受け取っているので、内容なんか見ちゃいません。
ただ、仕事してる感は出ます。

そして、何かあったときは

「●日の●時にccで送ったメールの件で相談なんですけど…」

と、事前にお伝えしてある前提で話ができます。こうすると、読んでない人が悪いという構図になり、要求を聞いてもらいやすくなります。

もとは面倒な上司の指示でした。
ちゃんと仕事をしているのか、信用がなかったのでしょう。

嫌がらせのようにcc入れまくりました。愚痴メールを除き。笑

そのうち何も言って来なくなりました。なので、あっさり辞めました。
当時の上司には相談する価値もなかったのです。

4.「言った言わない」なる前に、全て記録を残す

大抵の揉め事はこれです。

誰々が〇〇と言った!いや、言ってない!

そうならないように、メールなどの記録全て残しましょう

“口頭確認”ほど怪しいものはありません。言った張本人すら、立場が悪くなれば過去のことなど忘れて都合の良いことを言います。本気で忘れてます

必要なことは「メールを送ったので返信してください、それを確認したら私はあなたが依頼した仕事をします」でOK。

5分で未然防止できるなら安いものです。

5. 電話とメールを使い分ける

  • 30秒で済む用件は電話。相手の反応で説明の仕方が変わることは電話。
  • 視覚的に伝えた方が分かりやすいことはメール。

あとは緊急性、エビデンスを残す必要性、など。

相手の反応で〜と言うのは、例えば難しいことを相手に対して説明する時。

私は、上位職相手に報告するときは結論から、専門的なことを分かりやすく説明したいときは例え話から、話すようにしています。

例え話は、自分で上手くいったな!と思ったのが、

「お客さんから製造所固有記号を教えてくださいって言われたんですけど、製造所固有記号って何ですか?」と尋ねてきた後輩に、
「近くにペットボトルある?」とペットボトルを探させた私。

一見何のこっちゃ、だと思うけど身近なもので考えさせた方が理解も記憶の定着も早いはず。
これはメールではできませんからね。

めんどくさいから電話、コミュ力ないからメール、丁寧過ぎていつもメールと電話両方…
ではなく使い分けましょう。

終わりに

いやいや!うちの職場では無理だって!って言う人絶対いると思うんですが、

大抵思い込みです。それか、自分がいないと仕事が回らないんだ!って信じたい。

医者だって消防士だって、休みの日は休みです。

経営者でない限り、休んでも回るようにシフトを組むのが普通。
それをしてない会社は明らかにブラックです。言ってみる、変わらないなら行動=辞めちゃって良いでしょう。

省エネにして結果が変わらないこと、ちょっとのエネルギーで大きく結果が変わることを紹介したつもりです。

働き方改革、なんて大きなことを言う前に、個人レベルでできることをやってみてはいかがでしょうか?

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